Case Study: Tổ Chức Khai Trương Showroom Ô Tô VinFast Hoàng Mai – 300 Khách Tham Dự

Ngày 10/12/2024, Bevivu trực tiếp triển khai tổ chức khai trương showroom ô tô VinFast Hoàng Mai – một sự kiện quan trọng đánh dấu bước ra mắt chính thức của showroom tại khu vực Hoàng Mai, Hà Nội. Với quy mô 300 khách mời, yêu cầu cao về hình ảnh thương hiệu và vận hành chuẩn chỉ, đây là một trong những chương trình khai trương showroom tiêu biểu mà Bevivu đảm nhiệm trọn gói từ khâu tư vấn đến điều phối onsite.

1. Thông tin tổng quan dự án

• Khách hàng: Showroom ô tô VinFast Hoàng Mai
• Ngành hàng: Bán và trưng bày sản phẩm ô tô
• Địa điểm: Hoàng Mai, Hà Nội
• Thời gian tổ chức: 10/12/2024
• Quy mô: 300 khách mời (thực tế tham dự ~300 khách)

2. Bài toán của khách hàng trước khi tổ chức khai trương showroom ô tô

Là một showroom mới, đại diện VinFast Hoàng Mai chia sẻ nhiều băn khoăn trước khi triển khai lễ khai trương showroom ô tô:

• Chưa từng tổ chức lễ khai trương trước đó
• Lo ngại chương trình diễn ra sơ sài, thiếu tính chuyên nghiệp
• Sợ vỡ timeline khi khách mời và đại biểu đông
• Mặt bằng showroom không lớn, khó bố trí sân khấu – bàn ghế
• Muốn kiểm soát chi phí nhưng vẫn đảm bảo hình ảnh thương hiệu lớn
• Cần tạo ấn tượng mạnh ngay từ ngày đầu ra mắt

Mục tiêu chính của sự kiện:

• Thu hút khách hàng khu vực Hoàng Mai – Hà Nội
• Ra mắt showroom và các dòng xe VinFast
• Kết hợp ưu đãi bán hàng trong ngày khai trương.

3. Giải pháp Bevivu triển khai – Tổ chức khai trương trọn gói

Bevivu tham gia tư vấn từ đầu và chịu trách nhiệm triển khai trọn gói lễ khai trương cho showroom VinFast Hoàng Mai.

3.1. Concept & định hướng chương trình

Concept được Bevivu xây dựng theo tiêu chí: hiện đại – chỉn chu – đồng bộ với nhận diện thương hiệu VinFast. Màu sắc, sân khấu, backdrop và ánh sáng đều được thiết kế để tôn lên hình ảnh một thương hiệu ô tô lớn, chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

3.2. Các hạng mục Bevivu trực tiếp triển khai

• Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết theo timeline
• Cung cấp MC khai trương phù hợp sự kiện doanh nghiệp
• Thi công sân khấu, backdrop khai trương showroom
• Hệ thống âm thanh – ánh sáng sự kiện
• Múa lân – trống hội khai trương
• Nghi thức cắt băng khai trương
• Điều phối và vận hành chương trình onsite
• Teabreak & tiết mục nghệ thuật: band nhạc, tốp múa, nhóm nhảy

4. Rủi ro phát sinh & cách Bevivu xử lý tại hiện trường

Trong quá trình chuẩn bị và vận hành, chương trình phát sinh một số tình huống thực tế:

4.1. Trễ giờ setup bàn ghế

Hạng mục bàn ghế do phía khách hàng đặt nhà cung cấp khác, dẫn đến việc bàn ghế đến muộn, thiếu thời gian và nhân sự setup.

Cách Bevivu xử lý: Bevivu chủ động sử dụng bàn dự phòng mang theo để setup teabreak trước, đồng thời hỗ trợ trực tiếp đội bên nhà cung cấp hoàn thiện bàn ghế còn thiếu nhằm đảm bảo kịp giờ đón khách.

4.2. Thời tiết buổi sáng âm u, thiếu sáng

Thời tiết sáng hôm diễn ra sự kiện không nắng, ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh chụp tại khu vực check-in.

Cách Bevivu xử lý: Bevivu triển khai gấp thêm 02 đèn hắt sáng tại khu vực chụp ảnh để đảm bảo hình ảnh sáng, đẹp và đồng bộ với thương hiệu.

4.3. Đại biểu đến muộn – cần điều chỉnh kịch bản

Một số đại biểu quan trọng đến muộn so với kế hoạch ban đầu.

Cách Bevivu xử lý: Timeline tổng thể vẫn giữ đúng giờ quy định. Bevivu chủ động đẩy các tiết mục văn nghệ lên trước để chờ đại biểu, đảm bảo chương trình không bị gián đoạn và vẫn trang trọng.

5. Kết quả sau sự kiện

Buổi tổ chức khai trương showroom VinFast Hoàng Mai kết thúc với kết quả vượt mong đợi so với mục tiêu ban đầu:

• Sự kiện diễn ra đúng timeline, không bị gián đoạn
• Không gian được đánh giá chuyên nghiệp, đúng tinh thần thương hiệu lớn
• Khách mời và khách hàng tham dự đông đủ
• Hoạt động ưu đãi bán hàng thu hút sự quan tâm ngay trong ngày khai trương

Phản hồi từ phía khách hàng:
“Sự kiện diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp, xử lý tình huống nhanh và rất yên tâm khi giao Bevivu vận hành trọn gói.”

Sau chương trình, khách hàng tiếp tục tin tưởng Bevivu triển khai Year End Party quy mô 700 khách và giới thiệu Bevivu cho các đối tác khác.

6. Kết luận

Case study tổ chức khai trương showroom ô tô VinFast Hoàng Mai là minh chứng rõ ràng cho năng lực của Bevivu trong việc triển khai lễ khai trương showroom quy mô lớn, yêu cầu cao về hình ảnh, vận hành và xử lý tình huống thực tế.

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tổ chức khai trương trọn gói ở Hà Nội cho showroom, cửa hàng hoặc chi nhánh mới, Bevivu sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn, kịch bản đến vận hành hiện trường.

👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói

Tìm hiểu thêm về chúng tôi tại Facebook của Bevivu Travel & Events

VŨ HỒNG BÍCH - CEO BEVIVU

"Khách hàng là tài sản quý giá nhất trong sự nghiệp của chúng ta. Vì thế, tôn trọng khách hàng chính là tiêu chí hàng đầu trong bất kỳ trường hợp nào!"