Một lễ khai trương không chỉ đơn thuần là buổi ra mắt cửa hàng hay chi nhánh mới, mà còn là dấu mốc quan trọng khởi đầu hành trình kinh doanh, khẳng định hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, chỉn chu và ấn tượng, doanh nghiệp cần có checklist tổ chức lễ khai trương thật chi tiết, đảm bảo mọi hạng mục đều được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Trong bài viết này, Bevivu Events sẽ chia sẻ checklist tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp từ A-Z, giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch, kiểm soát tiến độ và tạo nên một buổi lễ thành công trọn vẹn.
Vì sao doanh nghiệp cần checklist khi tổ chức lễ khai trương?
Một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp không thể thiếu một checklist chi tiết để đảm bảo mọi khâu được chuẩn bị hoàn hảo. Lễ khai trương thường bao gồm nhiều hạng mục, từ lên ý tưởng, thiết kế không gian, mời khách, đến nghi thức cắt băng và truyền thông sau sự kiện.
Nếu thiếu kế hoạch tổ chức lễ khai trương rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu sót, phát sinh chi phí hoặc mất tính chuyên nghiệp. Chính vì vậy, việc lập checklist tổ chức lễ khai trương giúp bạn kiểm soát tiến độ, nhân sự và ngân sách hiệu quả. Dù bạn đang tổ chức lễ khai trương cửa hàng tại Hà Nội hay chi nhánh ở các tỉnh, một checklist bài bản sẽ là “kim chỉ nam” giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và ghi dấu ấn mạnh mẽ với khách hàng.
>>> Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương trọn gói, chuyên nghiệp
Xác định mục tiêu & quy mô buổi lễ khai trương
Trước khi bắt đầu xây dựng checklist tổ chức lễ khai trương, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xác định rõ mục tiêu và quy mô sự kiện. Đây là bước nền tảng quyết định toàn bộ kế hoạch tổ chức lễ khai trương, từ concept, địa điểm, ngân sách đến hình thức truyền thông.
Tùy vào mục đích, mỗi buổi lễ sẽ có hướng triển khai khác nhau:
- Ra mắt thương hiệu hoặc chi nhánh mới: tập trung tạo ấn tượng với khách hàng, truyền thông mạnh mẽ trên mạng xã hội, báo chí.
- Khai trương showroom, văn phòng đại diện: nhấn mạnh hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện tầm vóc doanh nghiệp.
- Khai trương cửa hàng bán lẻ: hướng đến khách hàng mục tiêu, cần không khí ấm cúng, gần gũi và nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Với từng mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phong cách tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp phù hợp:
- Quy mô nhỏ – tiết kiệm: phù hợp cửa hàng, quán cà phê, spa hoặc chi nhánh mới mở. Ưu tiên không gian thân thiện, tạo cảm giác gần gũi.
- Quy mô lớn – sang trọng: phù hợp với các thương hiệu lớn, cần tạo tiếng vang, có sự tham dự của đối tác, truyền thông và khách VIP.
Đặc biệt, nếu bạn tổ chức lễ khai trương cửa hàng tại Hà Nội – nơi cạnh tranh thương hiệu cao, việc xác định đúng quy mô và đối tượng khách mời sẽ giúp sự kiện trở nên khác biệt và thu hút hơn.
Việc xác định rõ mục tiêu và quy mô ngay từ đầu không chỉ giúp bạn lên timeline và ngân sách hợp lý, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quy trình tổ chức lễ khai trương sau này. Đây chính là bước khởi đầu để mọi hạng mục trong sự kiện được triển khai đồng bộ, hiệu quả và mang lại kết quả truyền thông tối đa.
>>> Xem thêm: Kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết nhất
Checklist tổ chức lễ khai trương chi tiết từ A-Z
Một buổi lễ khai trương thành công không thể thiếu checklist tổ chức lễ khai trương rõ ràng, chi tiết. Danh sách công việc này giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình, từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc, đảm bảo sự kiện được vận hành mượt mà và đạt hiệu quả truyền thông tốt nhất.
Giai đoạn chuẩn bị trước lễ khai trương
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức lễ khai trương, chiếm đến hơn 70% khối lượng công việc.
Checklist công việc cần thực hiện:
- Xác định ngày – giờ khai trương hợp phong thủy: lựa chọn thời điểm may mắn, phù hợp với tuổi chủ doanh nghiệp.
- Lên concept và chủ đề chương trình: lựa chọn phong cách phù hợp thương hiệu (truyền thống, hiện đại, sáng tạo,…).
- Chọn địa điểm tổ chức: tại cửa hàng, showroom, văn phòng hoặc thuê sân khấu ngoài trời tùy quy mô.
- Thiết kế ấn phẩm sự kiện: backdrop, banner, standee, thư mời, quà tặng.
- Lập danh sách khách mời & truyền thông: khách hàng, đối tác, báo chí, KOLs hoặc cộng đồng địa phương.
- Chuẩn bị quà tặng & ưu đãi khai trương: voucher giảm giá, combo dịch vụ, mini game thu hút khách.
- Dự trù ngân sách chi tiết: bao gồm chi phí âm thanh – ánh sáng, nhân sự, thiết kế, thuê địa điểm, in ấn.
Với những doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương cửa hàng tại Hà Nội, việc lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp tối ưu chi phí, tránh chồng chéo khi thuê đơn vị cung cấp dịch vụ.
Giai đoạn trong ngày diễn ra lễ khai trương
Khi ngày khai trương chính thức bắt đầu, mọi chi tiết cần được triển khai đúng timeline để sự kiện diễn ra trọn vẹn và chuyên nghiệp.
Checklist cho ngày sự kiện:
- Đón khách & check-in: sắp xếp bàn tiếp tân, khu chụp hình và khu vực đón tiếp sang trọng.
- Nghi thức khai mạc: múa lân – cắt băng – phát biểu – khui champagne (theo kịch bản được duyệt trước).
- Hoạt động chính: giới thiệu sản phẩm, minigame, bốc thăm trúng thưởng, chụp ảnh lưu niệm.
- Âm thanh, ánh sáng & kỹ thuật: kiểm tra toàn bộ thiết bị để tránh lỗi kỹ thuật trong chương trình.
- MC điều phối chương trình: dẫn dắt, kết nối các phần nội dung, đảm bảo không khí sôi động.
- Đội ngũ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp: lưu lại toàn bộ khoảnh khắc và tư liệu truyền thông.
Một buổi tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp cần đảm bảo mọi bộ phận (nhân sự – kỹ thuật – truyền thông) phối hợp nhịp nhàng để sự kiện diễn ra đúng tiến độ, không xảy ra gián đoạn.
Giai đoạn sau khi lễ khai trương kết thúc
Nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ giai đoạn này, nhưng đây lại là bước quan trọng để lan tỏa hình ảnh thương hiệu và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
Checklist sau buổi lễ:
- Gửi thư cảm ơn khách mời, đối tác, nhà tài trợ và đơn vị truyền thông.
- Tổng hợp hình ảnh, video để đăng tải lên website, fanpage hoặc gửi báo chí.
- Đánh giá hiệu quả chương trình: so sánh chi phí thực tế – hiệu quả truyền thông – lượng khách tham dự.
- Họp rút kinh nghiệm nội bộ: tổng kết những điểm tốt và hạn chế cần cải thiện.
- Bàn giao & lưu trữ hồ sơ sự kiện: checklist, hợp đồng, chi phí, hình ảnh phục vụ các sự kiện tương lai.
Việc tổng kết sau sự kiện giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng quy trình làm việc bài bản, đây là yếu tố quan trọng trong tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp.
Gợi ý: Mẫu checklist tổng hợp cho doanh nghiệp
| Hạng mục | Công việc chi tiết | Thời gian hoàn thành | Người phụ trách |
| Chuẩn bị | Chọn ngày, lên concept, thiết kế backdrop, thuê thiết bị | Trước 15 ngày | Bộ phận marketing |
| Thực hiện | Dàn dựng sân khấu, set up âm thanh, đón khách, MC – múa lân | Trong ngày sự kiện | Đơn vị tổ chức sự kiện |
| Hậu kỳ | Gửi cảm ơn, đăng tin, tổng kết chi phí & hiệu quả | Sau 1-2 ngày | PR / Marketing |
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng checklist này theo quy mô cửa hàng hoặc chi nhánh, để đảm bảo kế hoạch tổ chức lễ khai trương được triển khai hiệu quả nhất.
Với một checklist tổ chức lễ khai trương bài bản và chi tiết, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tiến độ mà còn thể hiện phong thái chuyên nghiệp, để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng và đối tác.
>>> Xem thêm: Top 12+ công ty tổ chức sự kiện uy tín, sáng tạo và chuyên nghiệp nhất 2025
Bí quyết giúp lễ khai trương ấn tượng & đẳng cấp hơn
Một lễ khai trương không chỉ đơn thuần là nghi thức mở cửa kinh doanh, mà còn là “bản tuyên ngôn thương hiệu” đầu tiên của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị checklist tổ chức lễ khai trương bài bản, bạn cần thêm những yếu tố sáng tạo và cảm xúc để biến buổi lễ trở thành sự kiện truyền thông nổi bật, ghi dấu trong tâm trí người tham dự.
Xây dựng concept riêng mang dấu ấn thương hiệu
Concept chính là linh hồn của sự kiện. Một kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng nên bắt đầu từ việc xác định phong cách phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
- Nếu doanh nghiệp hướng đến phong cách hiện đại, hãy chọn không gian mở, ánh sáng LED, âm nhạc trẻ trung và backdrop nổi bật.
- Nếu thương hiệu thiên về sang trọng, đẳng cấp, có thể kết hợp tông màu chủ đạo, hoa tươi, champagne và tiết mục mở màn ấn tượng như múa tương tác LED, múa trống hội.
- Với các cửa hàng tại Hà Nội, có thể lồng yếu tố văn hóa truyền thống (lân sư rồng, áo dài, hoa sen,…) để tạo sự gần gũi và thu hút truyền thông địa phương.
Một concept độc đáo sẽ khiến buổi tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp trở thành điểm nhấn truyền thông nổi bật cho doanh nghiệp.
Kịch bản chương trình chỉn chu tạo cảm xúc cho khách mời
Dù quy mô lớn hay nhỏ, quy trình tổ chức lễ khai trương đều cần một kịch bản điều phối mạch lạc và truyền cảm hứng.
Các phần nên được sắp xếp nhịp nhàng:
- Khai mạc & múa lân mở màn: tạo không khí sôi động, may mắn.
- Phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp: truyền tải thông điệp, tầm nhìn và khát vọng.
- Nghi thức cắt băng, khui champagne: khoảnh khắc đánh dấu sự khởi đầu chính thức.
- Hoạt động giao lưu – mini game – bốc thăm may mắn: giúp khách mời tương tác vui vẻ.
- Chụp ảnh lưu niệm và truyền thông sự kiện: lan tỏa hình ảnh thương hiệu trên mạng xã hội.
- Một MC chuyên nghiệp, kết hợp âm thanh: ánh sáng hài hòa, sẽ giúp không khí sự kiện bùng nổ và tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ những phút đầu tiên.
Đầu tư vào hình ảnh và truyền thông sự kiện
Ngày nay, tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp không thể thiếu hoạt động truyền thông đa kênh. Hình ảnh, video, livestream sẽ là “vũ khí” mạnh mẽ giúp lan tỏa thương hiệu đến nhiều khách hàng hơn.
- Trước sự kiện: thiết kế poster, video teaser, đăng tải thông tin khai trương trên fanpage, website, Google Maps.
- Trong sự kiện: thuê ekip quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp, đảm bảo bắt trọn những khoảnh khắc đáng nhớ.
- Sau sự kiện: đăng video recap, bài PR, album ảnh tổng hợp tăng độ nhận diện thương hiệu và uy tín doanh nghiệp.
Với các cửa hàng khai trương tại Hà Nội, việc truyền thông qua các group cộng đồng địa phương hoặc báo chí khu vực cũng là cách hiệu quả để thu hút khách hàng khu vực mục tiêu.
Tạo điểm nhấn bằng ưu đãi và quà tặng khai trương
Một chương trình ưu đãi hấp dẫn trong ngày khai trương sẽ thu hút đông đảo khách tham dự và tạo hiệu ứng truyền miệng mạnh mẽ.
Bạn có thể áp dụng:
- Giảm giá 20-50% cho khách hàng đầu tiên.
- Quà tặng kèm sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Mini game trúng thưởng hoặc check-in nhận quà.
Sự kết hợp giữa ưu đãi hấp dẫn và không khí sôi động sẽ khiến khách hàng nhớ lâu hơn về thương hiệu của bạn.
Đồng hành cùng đơn vị tổ chức chuyên nghiệp
Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm hoặc nhân sự hạn chế, hãy hợp tác với đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp. Với đội ngũ dày dạn kinh nghiệm, họ sẽ hỗ trợ bạn xây dựng kế hoạch tổ chức lễ khai trương từ A-Z: từ lên concept, kịch bản, âm thanh – ánh sáng, nhân sự, truyền thông,… đảm bảo mọi khâu diễn ra trọn vẹn và đúng tiến độ.
Một đơn vị uy tín không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn mang đến buổi lễ khai trương đẳng cấp, trọn cảm xúc và đúng tinh thần thương hiệu.
Để buổi lễ khai trương trở thành bước khởi đầu may mắn và lan tỏa hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chuẩn bị checklist tổ chức lễ khai trương chi tiết, xây dựng concept sáng tạo và đồng hành cùng đội ngũ chuyên nghiệp. Một sự kiện được tổ chức chỉn chu không chỉ mở đầu thuận lợi cho hoạt động kinh doanh mà còn là dấu ấn thương hiệu đáng nhớ trong lòng khách hàng.
Một lễ khai trương thành công không chỉ nằm ở quy mô hoành tráng, mà ở sự chuẩn bị chuyên nghiệp và chỉn chu đến từng chi tiết. Với checklist tổ chức lễ khai trương đầy đủ và bài bản, doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành sự kiện trơn tru, để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời.
Bevivu Events – đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp tại Hà Nội, sẵn sàng đồng hành cùng bạn để tạo nên khởi đầu rực rỡ và bền vững cho thương hiệu.
Liên hệ với chúng tôi qua Hotline 081 370 7193 của Bevivu để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ tổ chức lễ khai trương thành công và trọn vẹn!
Tìm hiểu thêm về chúng tôi tại kênh Youtube của Bevivu Travel & Events
"Khách hàng là tài sản quý giá nhất trong sự nghiệp của chúng ta. Vì thế, tôn trọng khách hàng chính là tiêu chí hàng đầu trong bất kỳ trường hợp nào!" 
VŨ HỒNG BÍCH - CEO BEVIVU
