Tiệc tất niên cuối năm luôn là một sự kiện quan trọng nhằm tri ân những nỗ lực của cả một tập thể trong suốt một năm làm việc, do đó doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị thật chu đáo và kỹ lưỡng. Với bài viết này, Bevivu sẽ chia sẻ cho các bạn những kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm vô cùng chi tiết mà chúng tôi đúc rút được, cùng theo dõi nhé!
Tiệc tất niên cuối năm – Year End Party là gì?
Tiệc tất niên cuối năm hay còn được gọi là tiệc The Year End Party (YEP). Theo như văn hoá của mỗi doanh nghiệp, đây được gọi là một trong những buổi tiệc thường niên được tổ chức vào dịp cuối năm, nhằm tổng kết những kết quả đã đạt được của doanh nghiệp trong năm qua, bên cạnh đó tất niên cũng là dịp để các thành viên trong doanh nghiệp có thể nhìn lại chặng đường đã đi qua, đã gắn bó cùng nhau và cùng hứa hẹn với nhau phấn đấu hơn trong năm tới.
Trong lịch sử, tiệc cuối năm – Year End Party đã xuất hiện từ rất lâu đời và được tổ chức ở nhiều quốc gia trên thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam, tiệc cuối năm bắt đầu trở thành một nét văn hoá trong doanh nghiệp từ những năm 1990. Ban đầu, các doanh nghiệp chỉ tổ chức tiệc cuối năm cho nhân viên và gia đình của họ, nhưng ngày nay, tiệc cuối năm đã trở thành một sự kiện quan trọng và được tổ chức cho cả khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
>>> Có thể bạn quan tâm: Tổ chức hội nghị thành công chi tiết nhất
Các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm trọn vẹn
Vì buổi tiệc này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp vì vậy cần chuẩn bị kế hoạch ít nhất ba tuần trước khi thực hiện để đảm bảo buổi tiệc diễn ra một cách suôn sẻ. Các bước cần thực hiện để có một kế hoạch hoàn hảo cho buổi tiệc tất niên bao gồm:
Bước 1: Lên ý tưởng cho tiệc Year End Party
Khi mục tiêu đóng vai trò là người dẫn đường, các ý tưởng chính là những ngọn đèn soi sáng, giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng hướng đi của mình.
Do đó, một ý tưởng tốt cần bắt nguồn từ những sáng kiến độc đáo của các thành viên trong ban tổ chức. Việc tham khảo ý kiến của mọi người về kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm không chỉ tăng cường sự gắn kết mà còn khơi dậy sự hào hứng tham gia buổi tiệc.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc lên ý tưởng phải đảm bảo ba yêu cầu quan trọng:
- Tiệc cuối năm phải thể hiện được tinh thần tri ân các thành viên trong tập thể.
- Tiệc cuối năm phải mang tính sự kiện đặc biệt.
- Tiệc cuối năm cũng là dịp để truyền bá văn hóa doanh nghiệp đến cộng đồng.
Để buổi tiệc không trở nên nhạt nhòa và tạo ấn tượng sâu sắc, sự đổi mới và sáng tạo là điều cần thiết. Dưới đây là một số ý tưởng thú vị bạn có thể tham khảo:
- Tổ chức theo concept dạ tiệc với tông màu chủ đạo là đen trắng, vừa đơn giản lại trang trọng.
- Tổ chức tại bể bơi, mang lại không khí năng động, phù hợp với văn hóa ‘làm hết sức, chơi hết mình’.
- Tổ chức theo phong cách hoài niệm, với chuỗi sự kiện nhằm nhớ lại những kỷ niệm đã qua, những thành tựu và khó khăn mà các thành viên đã cùng nhau vượt qua.
- Tổ chức theo phong cách tự do với đa màu sắc, khiến buổi tiệc trở nên sống động và không quá nghi thức.”
Bước 2: Lên danh sách khách mời và thanh viên tham gia sự kiện tiệc cuối năm
Sau khi đã có bản kế hoạch chi tiết cho buổi tiệc, chúng ta cần lên danh sách các thành viên và khách mời tham gia tiệc cuối năm. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo rằng không ai bị bỏ sót và đảm bảo số lượng khách mời phù hợp với sức chứa của địa điểm tổ chức.
Ngoài ra, cần phải xác định rõ vai trò của từng thành viên trong buổi tiệc như người dẫn chương trình, người quản lý âm thanh ánh sáng, người phụ trách trò chơi và các vị khách mời đặc biệt.
Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức buổi tiệc cuối năm
Thời gian và địa điểm tổ chức buổi tiệc cũng là hai yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của buổi tiệc. Chúng ta cần phải xác định rõ thời gian diễn ra của buổi tiệc sao cho phù hợp với lịch làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp và không trùng với các sự kiện quan trọng khác.
Đối với địa điểm tổ chức, chúng ta cần phải chọn một địa điểm phù hợp với số lượng khách mời và có đầy đủ các tiện ích như sân khấu, âm thanh ánh sáng, phòng hội nghị và phòng tiệc.
Bước 4: Xác định chủ đề và concept chương trình tiệc cuối năm
Chủ đề và concept chương trình tiệc cuối năm cũng là một yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt và thu hút sự chú ý của khách mời. Chúng ta có thể lựa chọn các chủ đề như “Gala Night”, “Masquerade Party” hay “Hollywood Night” để tạo nên không khí mới mẻ và đầy bất ngờ cho buổi tiệc. Concept buổi tiệc sẽ chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố:
- Màu sắc: Chọn màu đỏ sẽ mang lại không khí nhộn nhịp, rộn ràng của ngày Tết, trong khi màu đen thể hiện sự sang trọng và quý phái. Bạn cũng có thể lựa chọn màu sắc phù hợp với tính cách và thương hiệu của doanh nghiệp mình.
- Trang phục: Việc thống nhất màu sắc cho sự kiện sẽ định hình phong cách trang phục của các thành viên. Chúng ta nên chọn một màu đồng nhất cho trang phục để thể hiện sự đoàn kết và đồng nhất của tập thể.
- Sân khấu: Sân khấu có thể được trang trí với backdrop và các phụ kiện tượng trưng cho một đoàn tàu hoặc chuyến xe, nhằm kể về hành trình của doanh nghiệp.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Các doanh nghiệp nên chọn những gam màu trầm ấm để tạo ra không gian ấm cúng và thân mật.
Bước 5: Chuẩn bị phần hội và phần tiệc
Phần hội và phần tiệc là hai yếu tố quan trọng trong buổi tiệc cuối năm. Phần hội là nơi các thành viên trong doanh nghiệp có thể giao lưu, trò chuyện và tăng cường tinh thần đoàn kết. Trong khi đó, phần tiệc là nơi các khách mời có thể thưởng thức các món ăn ngon và tham gia vào các hoạt động giải trí.
Chúng ta cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho cả hai phần này bằng việc chọn những món ăn phù hợp với chủ đề và số lượng khách mời, cũng như lựa chọn các trò chơi và hoạt động thú vị để tạo nên không khí sôi động và vui vẻ cho buổi tiệc.
Bước 6: Kết thúc party
Sau khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị, chúng ta cần phải kiểm tra lại mọi thứ để đảm bảo rằng bui tiệc diễn ra suôn sẻ và thành công. Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, chúng ta cần phải có kế hoạch dự phòng để giải quyết.
Khi buổi tiệc kết thúc, chúng ta cần phải tổng kết và đánh giá lại buổi tiệc để có thể cải thiện và hoàn thiện hơn trong các lần tổ chức tiếp theo.
Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm từ A-Z mà Bevivu đã đúc rút được sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức một buổi tiệc cuối năm thành công và ý nghĩa.
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức một buổi tiệc cuối năm hoàn hảo, hãy liên hệ với Bevivu để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn một buổi tiệc đầy ấn tượng và đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn. Hãy để Bevivu trở thành người đồng hành cùng bạn trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp!
Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn trong quá trình tổ chức sự kiện tiệc công ty, bạn có thể liên hệ qua email cskh@bevivu.com hoặc gọi điện thoại tới số hotline 081 370 7193
"Khách hàng là tài sản quý giá nhất trong sự nghiệp của chúng ta. Vì thế, tôn trọng khách hàng chính là tiêu chí hàng đầu trong bất kỳ trường hợp nào!" 
VŨ HỒNG BÍCH - CEO BEVIVU
