Một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp chính là lễ khai trương, còn được gọi là Grand Opening. Tổ chức buổi lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu bước đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, sự kiện này còn có tác dụng lan tỏa thông tin mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Vì những lý do đó, việc tổ chức buổi lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp đầu tư kỹ lưỡng và chi tiết để giới thiệu hình ảnh của công ty và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Bevivu khám phá kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết nhất nhé!
Kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Để buổi lễ khai trương thành công và để lại ấn tượng đặc biệt cho doanh nghiệp, chúng ta cần có một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và cụ thể. Từ việc lên ý tưởng, lập lịch trình, đến chuẩn bị các thiết bị cần thiết như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,… Đặc biệt, nội dung chương trình phải được thiết kế sao cho gây ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm của khách mời và khách hàng.
>>> Lưu lại: Tổ chức Team Building chuyên nghiệp, uy tín
Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương
Điều quan trọng đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Từ đó, ta có thể dựa vào mục đích đó để lên kế hoạch các bước tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút được nhiều khách hàng.
Hầu hết các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều nhằm mục đích giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng. Đồng thời, sự kiện cũng là cơ hội để thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh và sản xuất trong tương lai của doanh nghiệp.
Đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương
Mỗi doanh nghiệp đều có những khách hàng khác nhau. Việc tìm hiểu và lựa chọn đúng đối tượng sẽ giúp buổi lễ trở nên hiệu quả hơn và giúp sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận được với khách hàng một cách nhanh chóng.
Việc xác định đối tượng khách hàng cũng giúp cho nội dung và chủ đề của buổi lễ phù hợp hơn với mong muốn của khách hàng, từ đó tạo ra sự gần gũi và thu hút hơn đối với khách hàng.
Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương
Sau khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, chúng ta cần tìm ra những ý tưởng concept phù hợp với doanh nghiệp và khách hàng mục tiêu. Những ý tưởng sáng tạo và những khoảnh khắc quan trọng sẽ là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút sự chú ý của khách mời và thể hiện sự độc đáo của doanh nghiệp so với các đối thủ.
Việc lựa chọn những ý tưởng mới mẻ cũng là một yếu tố quan trọng giúp cho sự kiện thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. Đồng thời, nó cũng có thể tạo ra sự lan tỏa thông tin mạnh mẽ, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.
Xác định thời gian và địa điểm
Thời gian
Việc chọn ngày tổ chức lễ khai trương là rất quan trọng. Theo truyền thống của dân tộc, việc chọn ngày và giờ đẹp để khai trương sẽ mang lại may mắn và thành công cho doanh nghiệp trong tương lai.
Để chọn ngày tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cần lựa chọn ngày và giờ phù hợp để thu hút được nhiều khách mời và tránh những ngày không tốt. Bạn có thể tự chọn ngày theo ý muốn hoặc nhờ đến các chuyên gia phong thủy để tư vấn và chọn ngày đẹp, phù hợp với chủ doanh nghiệp.
Địa điểm
Ngoài việc chọn thời gian, việc chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương cũng rất quan trọng. Chọn địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và thể hiện được sự quan trọng của lễ khai trương đối với doanh nghiệp.
Thường thì lễ khai trương sẽ được tổ chức tại chính địa điểm doanh nghiệp muốn khai trương. Vì vậy, chúng ta cần khảo sát và đo đạc kỹ lưỡng để chuẩn bị cho quá trình thi công và tổ chức, tránh những rủi ro không mong muốn xảy ra trong sự kiện.
Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện
Để thương hiệu của doanh nghiệp được nhận diện và tiếp cận đến đông đảo khách hàng, việc sử dụng các hoạt động marketing là rất quan trọng và cần thiết. Bằng cách tăng cường truyền thông, chúng ta có thể nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy sự phát triển của thương hiệu và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc quảng bá mạnh mẽ cũng giúp xây dựng vị thế cho doanh nghiệp, giúp công ty được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.
Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện khai trương, chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm của doanh nghiệp.
Quản lý rủi ro trong sự kiện
Trong mọi sự kiện, lớn hay nhỏ, đều có thể tồn tại những rủi ro. Những yếu tố như con người, thời tiết, thiết bị và chi phí đều có thể gây ra những nguy hiểm trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì vậy, việc đánh giá và tính toán các rủi ro có thể xảy ra là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa và khắc phục kịp thời trong mọi trường hợp. Điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra liên tục và thuận lợi hơn.
>>> Lưu lại: Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy chuyên nghiệp
Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Sau khi đã lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, chúng ta cần phải tạo ra một kịch bản và thời gian biểu chi tiết cho toàn bộ chương trình, bao gồm cả các bước từ thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tránh những rủi ro không đáng có, chúng ta nên lên kế hoạch cho cả kịch bản chạy chương trình và lời dẫn của MC (kịch bản MC).
Các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương
Thiết kế 2D, 3D
Ảnh đẹp là điểm nhấn đầu tiên, giúp khách hàng cảm thấy hứng thú và tò mò về doanh nghiệp của bạn.
Việc thiết kế ảnh đẹp với sự kết hợp giữa thẩm mỹ và nghệ thuật, phù hợp với chủ đề của doanh nghiệp, sẽ làm cho buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt hơn. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo nên phong cách riêng biệt cho doanh nghiệp của bạn.
Lập danh sách khách mời và gửi thiệp mời
Để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công, việc quan trọng đầu tiên là xác định rõ đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Điều này sẽ giúp chúng ta lựa chọn được những khách mời phù hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất cho sự kiện.
Sau khi đã có danh sách khách mời, chúng ta cần chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo. Việc này sẽ giúp tạo ra một ấn tượng tốt và tạo thiện cảm lớn cho khách mời. Chúng ta cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ như thời gian, địa điểm, thông tin về sự kiện và cách tiếp đón khách mời để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thu hút sự quan tâm của khách mời.
Chuẩn bị các thiết bị vật tư cần sử dụng cho buổi lễ khai trương
Để tổ chức một buổi khai trương thành công, việc chuẩn bị và thi công cần được thực hiện kỹ lưỡng. Hãy dựa vào nội dung chương trình để chuẩn bị các thiết bị phù hợp và cần thiết cho sự kiện. Các thiết bị cơ bản cần có để tổ chức buổi khai trương gồm:
- Hệ thống âm thanh và ánh sáng phù hợp với số lượng khách mời tham dự.
- In ấn backdrop, banner, standee,… theo yêu cầu của khách hàng.
- Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy để trang trí sân khấu.
- Bộ cắt băng khai trương bao gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
- Hòm bốc thăm để phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.
- Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho khách mời tham dự.
- Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ.
Thi công, trang trí sự kiện
Trong mọi sự kiện, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các phần tử và thiết kế trước khi diễn ra là rất quan trọng và cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện.
- Tại vùng lối vào sự kiện: Có thể treo băng rôn và đặt standee dọc theo lối đi và xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.
- Tại sân khấu chính: Xây dựng sân khấu theo thiết kế, trang trí bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy,… Cột barie cũng nên được đặt xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu.
- Tại khu vực đón khách: Chuẩn bị bàn lễ tân, bàn teabreak và đồ uống cho khách tham dự.
- Tại khu vực lễ khai trương: Sắp xếp bàn ghế cho khách mời. Đối với khách mời VIP, có thể thêm hoa trang trí bàn và hoa cài ngực để tăng thêm sự trang trọng.
- Tại khu vực trưng bày sản phẩm: Sắp xếp và trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và cửa hàng.
Lựa chọn nhân sự phù hợp cho buổi lễ khai trương
Để tổ chức một buổi khai trương thành công, việc lựa chọn các đối tác như MC, ca sĩ, PG, lân sư rồng và thợ quay phim, chụp hình là rất quan trọng.
- MC: Chọn một MC có nhiều kinh nghiệm trong dẫn dắt sự kiện khai trương sẽ là một lợi thế. MC cần linh hoạt và có khả năng tương tác tốt với khách hàng.
- Ca sĩ biểu diễn: Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp và đối tượng khách mời, chúng ta cần lựa chọn ca sĩ phù hợp để biểu diễn.
- PG (Promotion Girl): Đại diện lễ tân đứng đón khách cần có ngoại hình sáng, nụ cười tươi và linh động để gây ấn tượng tốt với khách hàng.
- Lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình và thu hút sự chú ý của khách hàng.
- Thợ quay phim, chụp hình: Cần có kỹ thuật và kinh nghiệm để lưu giữ những khoảnh khắc đẹp của buổi lễ khai trương và sử dụng hình ảnh này để quảng bá cho sự kiện.
Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện
Kế hoạch cho một buổi lễ khai trương cơ bản bao gồm những phần chính sau:
Tiếp đón khách
Đại diện của doanh nghiệp sẽ chào đón và chụp hình với khách mời khi họ đến tham dự.
Việc tiếp đón khách một cách chu đáo là một cách để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách mời.
>>> Lưu lại: Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm từ A – Z
Biểu diễn nghệ thuật chào mừng
Một tiết mục nghệ thuật sẽ được biểu diễn để chào mừng sự kiện.
Tiết mục mở màn đặc sắc sẽ thu hút sự chú ý của khách mời và tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.
Giới thiệu đại biểu và tuyên bố lí do
MC sẽ giới thiệu các khách mời và đại biểu tham dự.
Phát biểu của đại diện
Đại diện sẽ có một bài phát biểu để tuyên bố khai mạc chương trình.
Họ sẽ giới thiệu về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp, cũng như nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.
Lễ cắt băng
Lễ cắt băng khai trương và múa lân sẽ được biểu diễn.
Trải nghiệm sản phẩm
Khách hàng sẽ được hướng dẫn tham gia trải nghiệm các sản phẩm. Đây là cách để giúp khách hàng tự cảm nhận, hiểu rõ và có cái nhìn chính xác về sản phẩm và doanh nghiệp.
Biểu diễn văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ sẽ được biểu diễn xen kẽ để giúp khách mời thư giãn và thoải mái hơn.
Bốc thăm trúng thưởng
Đại diện doanh nghiệp sẽ bốc thăm và công bố khách mời may mắn nhận được quà từ sự kiện.
Đây là cách để doanh nghiệp giao lưu với khách hàng một cách tự nhiên và quảng bá sản phẩm đến khách hàng.
Kết thúc buổi lễ
Đại diện sẽ có một bài phát biểu để bế mạc chương trình, cảm ơn tất cả khách mời và gửi quà tặng cho họ.
Để tổ chức một buổi lễ khai trương hoàn hảo và gây được ấn tượng tốt với khách hàng, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Đội ngũ nhân viên và chuyên gia của Bevivu đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi cam kết mang đến những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ cho khách hàng, từ đó khẳng định chất lượng dịch vụ qua từng sự kiện. Hãy để Bevivu đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn để tạo nên một buổi lễ khai trương thành công và đặc biệt nhất!
>>> Lưu lại: Tổng hợp quy trình, kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm doanh nghiệp
Nếu Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức lễ khai trương, hãy liên hệ với Bevivu qua email cskh@bevivu.com hoặc gọi điện thoại tới số hotline 081 370 7193. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ và đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo sự thành công của chương trình hoặc sự kiện của Quý khách hàng.
"Khách hàng là tài sản quý giá nhất trong sự nghiệp của chúng ta. Vì thế, tôn trọng khách hàng chính là tiêu chí hàng đầu trong bất kỳ trường hợp nào!" 
VŨ HỒNG BÍCH - CEO BEVIVU
