Tổ chức sự kiện họp lớp là một dịp đáng mong đợi, khi các bạn cùng nhau gặp lại sau thời gian học tập và trải nghiệm cuộc sống sinh viên. Đây là cơ hội quý báu để duy trì tình bạn, chia sẻ về cuộc sống và sức khỏe của nhau.Tại buổi gặp mặt này, chúng ta có thể tổ chức những hoạt động thú vị hoặc thậm chí là một chuyến đi chơi, dã ngoại. Tổ chức chương trình họp lớp không chỉ giúp tái kết nối với những người bạn thân thiết, mà còn tạo ra những kỷ niệm mới, cùng xây dựng mối quan hệ vững chắc và lâu dài. Bevivu muốn chia sẻ với bạn quy trình tổ chức buổi họp lớp chuyên nghiệp nhất.
Thường thì, tùy thuộc vào từng nhóm bạn bè sẽ có cách tổ chức buổi họp lớp khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo một buổi họp lớp thành công, chúng ta cần tuân theo một quy trình đầy đủ và hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản mà Bevivu muốn chia sẻ với bạn để tổ chức một buổi họp lớp hoàn hảo:
Thành lập ban tổ chức
Việc tổ chức họp lớp là một bước quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt trong việc tạo sự gắn kết giữa các thành viên. Ban tổ chức sẽ đảm nhận vai trò quan trọng này bằng cách lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp, bao gồm chương trình, thời gian và địa điểm diễn ra. Họ cần phải tạo ra nội dung hấp dẫn và phù hợp để kỷ niệm và tạo sự đoàn kết. Ngoài ra, ban tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm nhà tài trợ, quản lý ngân quỹ và tổ chức các hoạt động liên quan. Một vai trò quan trọng khác của ban tổ chức là liên lạc và giao tiếp với các thành viên. Họ cần đảm bảo rằng thông tin về buổi họp lớp được thông báo đầy đủ và chính xác, để tất cả thành viên có thể tham gia. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, họ cần có tinh thần cầu tiến, sáng tạo và khả năng quản lý tốt.
Lập danh sách thành viên tham gia
Để tạo danh sách các thành viên tham dự, chúng ta cần liên lạc và thu thập thông tin từ các thành viên của lớp. Hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng, việc thu thập thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chúng ta có thể liên lạc qua Facebook, cuộc gọi điện thoại,… để thu thập đầy đủ thông tin về các thành viên. Việc lập danh sách cũng giúp chúng ta biết được số lượng thành viên và địa điểm hiện tại của họ, từ đó có thể xác định ai ở xa và không thể tham dự sự kiện. Điều này sẽ giúp chúng ta quản lý ngân sách tốt hơn, tránh lãng phí và điều chỉnh các hoạt động một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc lập danh sách cũng giúp chúng ta biết được thời gian gửi thiệp mời sớm để các thành viên có thể sắp xếp công việc và dành thời gian tham dự.
Ngoài danh sách thành viên, việc tính toán số lượng giáo viên cần mời cũng là một yếu tố quan trọng. Giáo viên đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của chúng ta và việc mời họ tham dự sẽ mang ý nghĩa đặc biệt. Chúng ta cần xác định và liên lạc với giáo viên một cách chu đáo để đảm bảo họ có thể tham dự.
>> Lưu lại: Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy chuyên nghiệp
Xác định thời gian và địa điểm
Đây là một việc rất quan trọng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức buổi gặp mặt cùng các thành viên của lớp. Để đảm bảo có đủ số lượng thành viên tham gia, chúng ta nên xem xét và chọn thời điểm phù hợp. Việc này phụ thuộc vào lịch trình của từng thành viên tham gia. Chúng ta cần lưu ý các ngày lễ, kỳ nghỉ và các sự kiện khác có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của các thành viên. Một lựa chọn thông minh là chọn khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài khoảng 2-5 ngày, như các ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ kéo dài. Điều này giúp đảm bảo mọi người có thời gian rảnh để tham gia và không gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch trình. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể lựa chọn thời điểm vào các dịp kỷ niệm như ngày thành lập trường, ngày thành lập khoa và các dịp kỷ niệm khác liên quan đến học tập. Bằng cách này, mọi người cũng có thể sắp xếp thời gian để tham gia một cách thuận tiện.
>>> Lưu lại: Tổ chức Team Building chuyên nghiệp, uy tín
Dự kiến ngân sách tổ chức
Dự tính ngân sách cho buổi họp lớp là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Điều này giúp cho buổi gặp mặt diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Ban tổ chức cần phải lập kế hoạch và phân bổ rõ ràng các khoản chi tiêu cho các hoạt động trong buổi lễ. Để tạo dự tính ngân sách, ban tổ chức cần xem xét các chi phí cơ bản như sau:
- Chi phí đặt chỗ và địa điểm tổ chức: Bao gồm tiền thuê không gian, phòng họp, nhà hàng hoặc các cơ sở tổ chức sự kiện.
- Chi phí thiết kế, in ấn và thiệp mời: Bao gồm tiền in, tiền thiết kế nội dung.
- Chi phí đồng phục và phụ kiện: Tiền sản xuất áo đồng phục, phụ kiện liên quan đến chủ đề sự kiện.
- Chi phí ẩm thực và thức uống: Chi phí đặt tiệc và tiền dịch vụ.
- Chi phí trang trí, âm thanh và ánh sáng tại địa điểm tổ chức.
- Chi phí quà tặng.
Ngoài ra, ban tổ chức cần dự trù một khoản tiền dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ không lường trước.
Việc lập dự tính ngân sách cho buổi họp lớp cần được thực hiện cẩn thận để tránh lãng phí và đảm bảo sự thuận lợi cho các hoạt động. Nếu có thể, ban tổ chức nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà tài trợ hoặc các thành viên trong lớp để giảm thiểu áp lực về ngân sách và tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người tham gia.
>> Lưu lại: Tổ chức Gala dinner – Sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp
Phân công công việc
Có thể phân chia ban tổ chức thành 3 nhóm chính để đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau như sau:
- Nhóm tạo ý tưởng: Đây là nhóm có trách nhiệm đưa ra các ý tưởng sáng tạo và phù hợp cho buổi họp lớp. Họ sẽ thống nhất chủ đề, lên kế hoạch và đề xuất các hoạt động.
- Nhóm hậu cần: Nhóm này chịu trách nhiệm về các công việc hậu cần và tổ chức sự kiện. Công việc của họ bao gồm đặt địa điểm, chuẩn bị và trang trí không gian, đồng phục, quà tặng và đặt tiệc.
- Nhóm điều hành: Nhóm này có nhiệm vụ điều phối và điều hành các hoạt động trong suốt buổi họp lớp. Họ sẽ quản lý lịch trình và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
Việc phân công theo nhóm giúp tận dụng tối đa tài năng và năng lực của từng thành viên trong ban tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mọi khâu của buổi họp lớp được thực hiện chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.
>> Lưu lại: Tổ chức hội thảo – Quy trình ý tưởng kịch bản mới nhất
Lên ý tưởng và chủ đề họp lớp
Sau khi đã chọn được ban tổ chức, việc lên ý tưởng và đề tài cho buổi gặp mặt lớp là bước tiếp theo quan trọng để tạo nên một sự kiện họp lớp đầy ý nghĩa. Có nhiều cách để tìm ra những ý tưởng và đề tài thú vị phù hợp với lớp. Một trong số đó là lựa chọn các đề tài liên quan đến kỷ niệm của lớp. Có thể dựa vào những sự kiện đặc biệt trong quá khứ, như kỷ niệm 5 năm, 10 năm hay thậm chí 20 năm để làm đề tài. Điều này giúp các thành viên có thể hồi tưởng và chia sẻ lại những kỷ niệm đáng nhớ, cùng nhau tạo nên một sự gắn kết mạnh mẽ giữa bạn bè cũ. Ngoài ra, cũng có thể lựa chọn các đề tài khác như liên quan đến thầy cô, trường lớp… Đây là cách tuyệt vời để tri ân và tưởng nhớ những người đã dành tâm huyết dạy dỗ và đồng hành cùng chúng ta trong suốt thời gian học tập.
Để tăng thêm sự kết nối giữa các thành viên, có thể thiết kế áo đồng phục và slogan phù hợp với đề tài của buổi họp lớp. Đây là một ý tưởng tuyệt vời và giúp tạo nên sự đoàn kết, tự hào khi tham dự buổi gặp mặt lớp. Hơn nữa, việc mặc đồng phục và mang theo slogan cũng sẽ tạo nên một bầu không khí thú vị và độc đáo cho buổi họp lớp. Chúng ta sẽ cùng nhau tạo nên một sự kiện đầy ý nghĩa và đáng nhớ, để cùng nhau tưởng nhớ và gắn kết lại tình cảm bạn bè xưa.
>> Lưu lại: Tổ chức hội nghị thành công
Xây dựng kịch bản
Một sự kiện có thành công hay không phụ thuộc vào kế hoạch tổ chức. Nếu kế hoạch không tốt, sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận của người tham dự. Vì vậy, khi tổ chức buổi gặp mặt lớp, cần có một kế hoạch chuyên nghiệp và thu hút người tham dự.
Chuẩn bị chương trình
Bao gồm việc trang trí địa điểm tổ chức với các banner, khẩu hiệu và hình ảnh về thời học sinh, sinh viên. Kiểm tra hệ thống âm thanh để đảm bảo chất lượng. Sắp xếp bàn ghế và chuẩn bị đồ ăn và nước uống. Kiểm tra lại các dụng cụ cho các hoạt động.
Diễn biến chính
Đầu tiên, sẽ có một chuyến thăm quay lại trường cũ để ôn lại kỷ niệm với các thầy cô và ngôi trường đã từng là nơi chúng ta học tập. Sau đó, di chuyển đến địa điểm tổ chức để tham gia buổi gặp mặt. Tiến hành chương trình với sự giới thiệu của MC hoặc đại diện lớp, cảm ơn tất cả mọi người đã tham dự. Tiếp theo, cùng xem lại video và hình ảnh của thời học sinh để gợi nhớ lại những kỷ niệm đáng nhớ. Sau đó, cùng nhau thưởng thức bữa tiệc và chia sẻ câu chuyện sau một thời gian xa cách. Tiếp theo là các trò chơi vui nhộn để mang lại niềm vui cho mọi người.
Kết thúc
Sau khi tham gia các trò chơi và nhận được những phần quà, mỗi thành viên có thể chia sẻ cảm nhận và suy nghĩ của mình về buổi gặp mặt này. Cùng nhau hát một bài hát để tăng thêm sự gắn kết. Cuối cùng, chương trình kết thúc với lời chào tạm biệt và hẹn gặp lại trong các sự kiện tiếp theo.
Tuy nhiên, kịch bản trên chỉ là một cái nhìn tổng quan. Ban tổ chức cần linh hoạt và sáng tạo để tạo ra một buổi gặp mặt đáng nhớ và ý nghĩa. Nếu bạn cần sự trợ giúp trong việc xây dựng kế hoạch chi tiết, hãy liên hệ với Bevivu để được tư vấn và cung cấp kịch bản phù hợp nhất với mục đích của bạn.
>> Lưu lại: Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm từ A – Z
Thông báo
“Chào các bạn thành viên,
Đây là bước quan trọng để thông báo về sự kiện họp lớp cho tất cả mọi người. Thay vì thiết kế và gửi thiệp mời đến từng thành viên, chúng ta có thể sử dụng hình thức gửi thông tin trực tuyến thông qua internet hoặc mạng xã hội. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và phù hợp với ngân sách của lớp.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể gọi điện trực tiếp để thông báo về buổi họp lớp, tránh trường hợp một số thành viên không nhận được thông tin do không cập nhật thông tin trên mạng xã hội. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả mọi người đều biết về sự kiện và không bị bỏ sót ai.
Bằng cách này, chúng ta cũng có thể xác nhận sự tham gia của mỗi thành viên với ban tổ chức, giúp chúng ta có thể sắp xếp và chuẩn bị hợp lý cho buổi họp lớp. Vì vậy, hãy cùng nhau tham gia và tạo nên một buổi họp lớp đầy ý nghĩa và thành công nhé!
Trân trọng,
Ban tổ chức họp lớp.”
>>> Lưu lại: Top 10 ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cho công ty 2024
Chuẩn bị cho sự kiện
Sau khi xác nhận số lượng thành viên tham dự, chúng ta sẽ tiến hành đặt địa điểm và tổ chức tiệc cho buổi họp lớp. Đội ngũ hậu cần sẽ chuẩn bị các vật dụng trang trí để tô điểm không gian và kiểm tra hệ thống âm thanh của địa điểm để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu. Chúng ta cũng sẽ in áo đồng phục để phát cho mọi người. Sau khi hoàn tất việc trang trí, chúng ta sẽ kiểm tra lại và chỉnh sửa nếu cần thiết để đảm bảo mọi thứ đều hoàn hảo. Chúng ta cần đảm bảo sự chuẩn bị kỹ lưỡng để mọi người có thể tham gia buổi họp một cách thoải mái nhất.
>>> Lưu lại: Tiệc công ty – Bí quyết tạo nên doanh nghiệp gắn kết
Tận hưởng buổi họp lớp
Sau khi đã sắp xếp mọi thứ và chờ đợi tất cả mọi người có mặt để bắt đầu buổi họp lớp, chúng ta cần phải có kế hoạch dự phòng để đảm bảo rằng không có bất kỳ rủi ro nào ảnh hưởng đến sự kiện này. Đây là thời điểm để chúng ta đoàn tụ và chia sẻ những câu chuyện trong những năm qua, cùng lắng nghe những câu chuyện của bạn bè. Hãy cùng nhau thưởng thức các món ăn và tham gia vào những hoạt động vui nhộn của buổi họp lớp.
>>> Lưu lại: Kịch bản chương trình tiệc tất niên: tạo nên sự khác biệt
Các hoạt động chương trình tổ chức họp lớp
Các hoạt động trong buổi gặp mặt lớp cần được sắp xếp và tổ chức tốt để tạo cơ hội cho các thành viên cùng kết nối, thư giãn và nhìn lại những kỷ niệm thời học sinh, sinh viên. Dưới đây là một số hoạt động có thể được tổ chức trong buổi gặp mặt lớp:
- Thăm trường và gặp lại thầy cô cũ: Chương trình thường bắt đầu tại trường mà chúng ta đã từng học, để cùng nhau ghé thăm những địa điểm quen thuộc trong quá khứ. Và đặc biệt là gặp gỡ và tưởng nhớ lại những thầy cô đã từng dạy bảo chúng ta. Đây là dịp để tái hiện lại những kỷ niệm đẹp của thời học sinh, sinh viên và cũng là cách để tri ân và cảm ơn những người đã dành thời gian và công sức để dạy dỗ chúng ta trong suốt năm tháng học tập tại đây.
- Hồi tưởng về những kỷ niệm đáng nhớ: Đây là hoạt động ý nghĩa giúp chúng ta nhớ lại những kỷ niệm mà có thể đã bị lãng quên hoặc phai mờ. Khi xem lại những hình ảnh và video, các ký ức sẽ tràn về và tạo nên không khí ấm áp cho buổi gặp mặt lớp.
- Tổ chức tiệc: Đây là dịp để cùng nhau ngồi lại, thưởng thức đồ ăn và thư giãn sau những hoạt động trước đó. Chúng ta có thể chia sẻ về những trải nghiệm của mình trong khoảng thời gian xa cách và lắng nghe những câu chuyện của nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta gắn kết và tăng cường tình đoàn kết trong buổi gặp mặt lớp.
- Tham gia vào các trò chơi vui nhộn: Nếu có thể, chúng ta có thể tổ chức thêm các trò chơi để tăng thêm sự hứng khởi cho mọi người. Những trò chơi mang tính hài hước và gây cười sẽ chắc chắn là cách hiệu quả để gắn kết các thành viên trong lớp lại với nhau một cách nhanh chóng.
>> Lưu lại: Tiệc tất niên khoa học viễn tưởng – Khẳng định bản sắc riêng
Các chi phí tổ chức họp lớp
Để tổ chức một buổi họp lớp thành công, chúng ta cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng và tính toán chi phí cẩn thận. Đầu tiên, chúng ta nên xem xét đề xuất và ý tưởng cho buổi họp lớp. Sau đó, chúng ta cần lập danh sách chi tiết về những gì cần chuẩn bị, bao gồm địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng, và ẩm thực. Trong quá trình này, chúng ta có thể tham khảo giá của các nhà cung cấp để đưa ra dự kiến chi phí và đảm bảo rằng kế hoạch tổ chức phù hợp với ngân sách. Tuy nhiên, không nên quên tính đến những chi phí bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình tổ chức. Vì vậy, chúng ta nên dành một khoản tiền dự phòng, thường là khoảng 5-10% tổng ngân sách, để đối phó với những sự cố.
Để đảm bảo buổi họp lớp diễn ra thuận lợi và hiệu quả, việc lập ngân sách là rất quan trọng. Những thông tin trên chỉ mang tính tham khảo, nếu bạn muốn biết rõ hơn về chi phí tổ chức buổi họp lớp, hãy liên hệ với Bevivu để có được thông tin chính xác.
>> Lưu lại: Tiệc tất niên phong cách điện ảnh: Một xu hướng mới lạ
Trên đây là những bước quan trọng để tổ chức một buổi họp lớp thành công. Bevivu hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn và giúp bạn hiểu rõ hơn về việc chuẩn bị cho buổi họp lớp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho buổi họp lớp của bạn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đội ngũ nhân viên của Bevivu luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7.
Nếu Quý khách hàng có nhu cầu thuê công ty tổ chức họp lớp, hãy liên hệ với Bevivu qua email cskh@bevivu.com hoặc gọi điện thoại tới số hotline 081 370 7193. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ và đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo sự thành công của chương trình hoặc sự kiện của Quý khách hàng.
"Khách hàng là tài sản quý giá nhất trong sự nghiệp của chúng ta. Vì thế, tôn trọng khách hàng chính là tiêu chí hàng đầu trong bất kỳ trường hợp nào!" 
VŨ HỒNG BÍCH - CEO BEVIVU
